Podatnicy podatku od towarów i usług obowiązani są do ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej sprzedaży:
- na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej;
- na rzecz osób fizycznych - przedsiębiorców dokonujących zakupów prywatnie, nie na rzecz swojego przedsiębiorstwa;
- na rzecz rolników ryczałtowych (zakup dla gospodarstwa i prywatne).
W dalszej części niniejszego modułu obrót z tytułu sprzedaży na rzecz ww. osób nazywać będziemy obrotem kasowym.
Obrót na rzecz ww. osób podlega zaewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy fiskalnej również wówczas, gdy osoba taka żąda wystawienia faktury (ale nie na przedsiębiorstwo, ale prywatnie na imię i nazwisko). Wówczas paragon z kasy fiskalnej należy zszyć z kopia faktury pozostającą u sprzedawcy. Sprzedawca wystawiając na każdą przeprowadzoną transakcję fakturę VAT nadal objęty jest obowiązkiem stosowania kasy fiskalnej.
Do dnia 31 maja 2005r. obowiązkiem ewidencjonowania objęta była sprzedaż na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych, bez względu na to, czy występowali w swojej działalności jako rolnicy ryczałtowi, czy też jako podatnicy VAT nie korzystający z tego zwolnienia. Obecnie obowiązek ten obejmuje jedynie sprzedaż na rzecz rolników ryczałtowych, natomiast sprzedaż na rzecz podatników VAT nie korzystających ze zwolnienia dla rolników ryczałtowych, nawet prowadzących indywidualne gospodarstwo rolne, objęta jest zwolnieniem z obowiązku ewidencjonowania.
Podatnicy zwolnieni podmiotowo czy przedmiotowo również podlegają obowiązkom posiadania kasy w takim samym stopniu, jak każdy podatnik VAT, przy czym zainstalowanie kasy nie powoduje utraty zwolnienia.
UWAGA! Sankcje za niedopełnienie obowiązku
W przypadku stwierdzenia, że podatnik nie rozpoczął w terminie ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.
e-biznes
W przypadku dokonywania sprzedaży poprzez aukcje internetowe podatnik ma takie same obowiązki, jak w przypadku sprzedaży dokonywanej w sklepie. W szczególności podatnik powinien:
- zaewidencjonować każdą sprzedaż dokonywaną w ramach obrotu kasowego;
- wydrukować w takiej sytuacji każdorazowo paragon;
- wysłać paragon razem z towarem do nabywcy.
Utrata zwolnienia
Minister Finansów wskazuje w rozporządzeniu ilość kas, które trzeba zainstalować u podatnika.
Z chwilą utraty zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej podatnik ma obowiązek rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu określonej ilości kas - przy zastosowaniu co najmniej 1 kasy w każdym punkcie sprzedaży. Oczywiście, podatnik może zadecydować, że w punktach sprzedaży będzie funkcjonować więcej, niż 1 kasa, np. w siedzibie 1 kasa, ale w sklepie 5 kas. Taką właśnie ilość kas - przez siebie ustaloną - zgłasza podatnik w urzędzie skarbowym i w stosunku do takiej ilości kas uzyskuje prawo odliczenia ulgi z tytułu nabycia kas rejestrującej.
W dniu utraty zwolnienia podatnik ma obowiązek rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 zadeklarowanej w urzędzie skarbowym ilości kas - w zaokrągleniu w górę do pełnej jedności ( oznacza to minimum 1 kasę ). Potem od pierwszego dnia każdego miesiąca podatnik wprowadza kolejne kasy, nie mniej, niż liczba kas zainstalowanych zgodnie z wymogami w pierwszym miesiącu ewidencjonowania.
Na przykład:
Podatnik ma trzy sklepy, w każdym musi mieć po jednej kasie. Zgłasza w urzędzie 3 kasy. W pierwszym miesiącu instaluje 1/5 x 3 czyli po zaokrągleniu 1 kasę. W każdym następnym miesiącu też jedną kasę. Pierwszego dnia trzeciego miesiąca będzie miał zainstalowane już wszystkie kasy.
Na przykład:
Podatnik ma dwa sklepy, w każdym chce po 3 kasy, do tego 1 kasę w siedzibie i 1 dla sprzedaży obwoźnej. Zgłasza w urzędzie 8 kas. W pierwszym miesiącu instaluje 1/5 x 8 czyli w zaokrągleniu 2 kasy, w drugim, trzecim i czwartym miesiącu również po dwie kasy.
Na przykład:
Podatnik ma dwa sklepy, w każdym zainstaluje po dwie kasy. Zgłasza w urzędzie cztery kasy. W pierwszym miesiącu zainstaluje 1/5 x 4 czyli w zaokrągleniu 1 kasę w pierwszym sklepie, drugim miesiącu - drugą kasę w pierwszym sklepie. Drugi sklep nadal działa bez kas. Tam kasy zainstaluje w trzecim i czwartym miesiącu. może też zrobić to wcześniej.
Sprzedaż bez kas
Podatnik może rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu tylko części kas - w takim zaś wypadku w pozostałych punktach sprzedaży:
- w jednostkach (sklepach, zakładach);
- w punktach kasowych (stoiskach, kasach);
gdzie kas jeszcze nie zainstalował, gdyż nie miał obowiązku do instalowania w pierwszym miesiącu tak dużej ilości kas należy prowadzić np. ewidencję sprzedaży bezrachunkowej czy stosować inny sposób dokumentowania, zgodny z przepisami dotyczącymi podatku dochodowego.